Memahami Etika Berkomunikasi pada Guru atau Dosen

Semasa masih menjadi anak kosan, saya pernah mendengar cerita dari teman sekamar perihal nilainya yang tak muncul di Sistem Informasi Akademi (Siakad) kampus. Dia menangis sesenggukan sambil secara berulang membukatutup siakad miliknya itu.

Padahal, teman sekamar saya ini tergolong mahasiswi super rajin dengan ambisi mendapatkan nilai yang begitu tinggi. Yeah, itu bagus sekali. Saya acungi jempol. Bayangkan, selama 4 semester ia kuliah, tak pernah absen matkul sekalipun.

Dengan demikian, tidak logis rasanya jika nilainya tak muncul, kecuali ada error di Siakad atau dosen yang terlupa memasukkan nilai miliknya. Sebelumnya, kawan kelas juga pernah seperti ini dan kenyataannya itu karena dosen yang salah memasukkan nilai

Sebagai sosok lebih tua--yang biasanya dianggap lebih pengalaman dan bijak--saya berusaha menenangkan teman sekamar saya tersebut dan menyarankan untuk menemui langsung dosen yang bersangkutan. Dia setuju.

Sore hari, ketika saya memasuki kamar, saya lihat teman sekamar saya itu resah bukan main. Penasaran juga dengan jawaban si dosen, saya kemudian bertanya perihal nilai di siakadnya itu. Ia kemudian bercerita kalau dosennya marah dan mengancam akan memberi nilai D pada makul tersebut.

Usut punya usut, teman sekamar saya ini ternyata mengirim tugas ke dosen via email, namun tidak menggunakan etika berkirim pesan yang seharusnya. Wah, maksudnya gimana nih? Jadi, dia mengirim tugas tanpa mengisi bagian subyek dan pengantar di badan email. 

Sebagai orang yang sering mengirim tugas dan berkomunikasi dengan dosen tentu itu kurang pantas. Saya cukup terkejut mendengar ceritanya. Dia sudah kuliah sebanyak 4 semester. Saya kira dia sudah paham dengan etika berkomunikasi terhadap dosen, tapi nyatanya belum.

Demi melegakan hatinya, akhirnya saya menyarankan dia untuk meminta maaf pada dosennya. Kemudian, saya segera memberi tahu cara berkirim pesan via email atau media apapun kepada dosen, guru serta siapapun yang seharusnya dihormati. 

***

Berkirim pesan melalui surat elektronik merupakan bagian dari berkomunikasi kepada oranglain. Dengan demikian, ada aturan-aturan yang harus kita pahami terkait itu. Berkomunikasi dengan teman sebaya atau orang yang lebih muda tentu akan berbeda dengan orangtua, apalagi setingkat guru.

Begitupun berkomunikasi dengan dosen. Kita tidak boleh serta merta menyamaratakan. Kemudian bertindak seenaknya seperti kita bicara pada teman dekat. Ada etika-etika yang wajib kita pahami sebelum memutuskan mengeklik tombol sent pada email atau media chatting yang kita gunakan.

Jujur, ketika mengirim tugas ke teman kelas atau organisasi, saya memang jarang memberi badan email atau mengisi subyek secara rinci. Palingan, saya hanya memberi keterangan  nama dan untuk apa pesan dikirimkan. Hal itu saya lakukan supaya pesan tidak masuk ke bagian spam.

Namun akan berbeda ketika kita mengirim tugas pada dosen atau guru. Tata bahasa dan etika penyusunan kalimat perlu diatur. Jangan berkirim pesan tanpa pengantar email atau isian subyek. Itu tak sopan.

Kebetulan, dosen teman sekamar saya memang cukup killer sehingga tak mentolerir perilaku tak beretika semacam itu. Beliau adalah pengampu mata kuliah Sastra Indonesia yang notabene katam dengan aturan-aturan berkirim pesan.

Sejak kejadian itu, muncul pertanyaan di benak saya. Jangan-jangan masih banyak etika berkirim pesan yang siswa atau mahasiswa belum pahami. Entah via email atau aplikasi chatting. Yap, mungkin saja.

Semua itu terjawab ketika saya mendapati teman-teman SMP adik saya chat dengan guru melalui grup Whatsapp. Kebetulan, selama Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ), adik menggunakan ponsel saya untuk sekolah sehingga sedikit banyak saya bisa mengecek tiap tugas yang adik lakukan, termasuk ketika ia berkirim pesan melalui platform apapun.

Selama Pembelajaran jarak Jauh, guru mengirimkan tugas dan materi belajar melalui chat WA. Tak jarang para siswa membalas pesan guru dengan kalimat yang kurang mengenakkan. Semisal seperti ini,

• Guru : Selamat Pagi Anak-anak. Semoga selalu sehat dan semangat ya. Hari ini kita akan mempelajari Bab 2 mengenai "Greeting". Coba buka buku halaman 12-14. Nanti tugas akan Ibu berikan via foto. Mohon kirim tugas via google classroom maksimal pukul 20.00. Jangan lupa!
• Siswa 1 : Y
• Siswa 2 : Baik Bu, terima kasih.
• Siswa 3 : Y

Nah, bagi saya pribadi jawaban dari siswa 2 sudah cukup baik karena dia berterima kasih pada gurunya dan menggunakan kalimat lazim yang lebih panjang. Tapi coba lihat saja jawaban dari siswa 1 dan 3 dimana mereka hanya menjawab "Y". Baiklah jika itu untuk teman seangkatan atau teman akrab, tapi kalau digunakan ke guru rasa-rasanya kurang pas.

Ditakutkan menjawab dengan kata-kata semacam itu akan terbawa sampai siswa memasuki usia dewasa. Nah, dengan demikian perlu bagi semuanya untuk belajar mengenai etika berkirim pesan atau tugas kepada dosen ataupun guru. Berikut hal-hal yang perlu kita perhatikan.

1. Pastikan kita mengirim pesan di waktu yang tepat

Mengirimkan pesan baiknya pada saat hari dan jam kerja. Yang perlu kita perhatikan adalah berkenaan dengan waktu. Jangan sekali-kali kita mengirim pesan chat kepada guru atau dosen ketika masa-masa istirahat. Misal pukul 10 malam atau week end.

2. Menggunakan Bahasa yang Baik dan Santun

Menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar itu hal yang penting saat berkomunikasi dengan orang yang lebih tua. Termasuk ketika berbicara dengan dosen maupun guru. Sebab, tak semua orang mau diajak berbicara dengan bahasa santai. Kecuali memang hampir setara usia atau sudah cukup dekat.

3. Menggunakan salam pembuka

Ketika berbicara dengan dosen atau guru, jangan lupa untuk menggunakan salam pembuka. Bagi yang muslim, dimulai dengan ucapan salam.

"Assalamu'alaikum", dan jangan disingkat. Dan bagi non muslim menggunakan "Selamat Pagi" atau "Selamat Siang". Meskipun terlihat sepele, namun secara psikologi, ucapan salam yang tulus bisa mengangatkan suasana.

4. Jangan lupa tuliskan identitas yang dibutuhkan

Mendapat pesan tanpa identitas. Saya sebenarnya juga tidak suka dengan cara demikian, dosen dan guru pun sama. Identitas itu penting, apalagi bagi orang yang baru saling sapa. Jangan sampai ya, kamu mengirim pesan dengan "P" ala anak-anak zaman now. Nanti bukannya kamu mendapat jawaban malah makian.

Dosen dan guru adalah manusia biasa yang sering lupa. Jika kita tak memberi identitas saat berkirim pesan, ya gimana beliau bisa memgenali. Jumlah siswa atau mahasiswa itu ribuan. Mana mungkin mereka memgingat satu per satu.

5. Segera tulis keperluan 

Selesai membuka dengan kalimat pengantar, segeralah tulis keperluan yang kamu miliki. Buat dulu catatan keperluanmu sehingga kamu yakin itu pantas dikirimkan ke beliau atau tidak. Soalnya nih, kadang jawaban dosen dan guru dipengaruhi oleh mood dan kondisi mereka.

Kalau kita salah kirim atau bertele-tele dalam menyampaikan maksud, ditakutkan beliau malah marah dan akhirnya susah untuk dihubungi. Kan kamu juga nanti yang merasa rugi. 

6. Jangan lupa akhiri dengan ucapan terima kasih.

Setelah tujuanmu tersampaikan, jangan lupa Akhiri dengan ucapan terimakasih. Hal ini terlihat sederhana, tetapi nilai etisnya luar biasa.

Berikut ini saya berikan contoh ketika hendak berkomunikasi dengan guru/dosen, semisal hendak mengirimkan tugas atau bertanya soal kegiatan di kelas melalui WA pribadi.

"Assalamu'alaikum, selamat pagi Ibu, Saya Rania, Mahasiswa Manajemen semester 5. Mohon maaf sebelumnya, saya ingin menanyakan apakah besok Ibu ada waktu untuk bimbingan skripsi? Mohon konfirmasi waktunya ya Bu. Terimakasih."

"Selamat pagi, Bu (nama dosen). Saya (namamu, dari kelas, NIS/NIM). Saya hendak mengirim tugas (mata kuliah/mata pelajaran). Berikut merupakan tugas saya lampirkan. Atas perhatian Ibu, saya ucapkan terima kasih"

Namun bila media yang kita gunakan adalah email demi keperluan tugas, saya sarankan menggunakan format semacam ini. Ini karangan saya sendiri ya, jadi ala kamu berbeda dengan milik saya ya bukan masalah.

Selama kuliah, saya selalu menggunakan format seperti itu. Jadi tidak langsung mengirim tugas tanpa memberi info di bagian subyek atau pengantar. Semua itu saya lakukan agar dosen juga tak bingung dengan tujuan email yang saya kirimkan. 

Mengenai kasus yang menimpa teman saya, kebetulan ia berhadapan dengan dosen yang cukup tegas sehingga dengan cara dia berkirim email tanpa tedeng aling-aling berupa pengantar, tentu membuat dosen tersebut merasa kesal. Ya kali kayak ngirim tugas ke teman kelas atau teman organisasi saja.

Baik. Itu dia hal-hal yang perlu diperhatikan ketika kita hendak berkomunikasi (dalam hal ini mengirim tugas dan bertanya via chat dan email) secara online dengan dosen atau guru. Semoga bermanfaat!